Documentación para importar desde Alibaba o cualquier otra vía

Probablemente usted esta leyendo este articulo porque está pensando o ya ha decidido, importar un producto.  Actualmente, es relativamente sencillo comprar productos en cualquier lugar del mundo, plataformas como Alibaba facilitan notablemente este proceso, pero si desconoce los documentos para importar mercancías, su iniciativa puede convertirse en una muy mala experiencia.

En KANVEL cotidianamente realizamos importaciones de clientes que han comprado productos diversos a través de Alibaba. Con frecuencia encontramos problemas porque el cliente no tiene o no puede aportar los documentos para importar que son requeridos por las autoridades aduaneras -según corresponda al producto-, ya sea por desconocimiento o por no haberse asesorado previamente.

Escribimos este post para señalar y explicar los diferentes documentos para importar mercancías  que debería considerar previamente para concretar su compra, y que esta sea una experiencia positiva.

¿Lo primero que debemos considerar?

Naturaleza y uso del producto

El primer paso es identificar la naturaleza del producto que desea importar, porque esta determina la necesidad de aportar diferentes documentos. Debe tener especial cuidado si son productos cosméticos,  sanitarios, de cuidado personal, alimenticios o peligrosos, porque requieren autorizaciones, licencias o certificados que, frecuentemente, el importador inexperto carece de ellos y en el caso extremo no podrá obtener.

Cualquier compra en un país tercero, es una importación

Toda compra en un país  tercero, que se pretenda introducir en España, independientemente de si se compra a través de internet, en Alibaba, Aliexpress, que su proveedor se la envíe por correo postal, que se transporte por vía marítima o aérea y también independientemente del tamaño, cantidad o valor del producto, debe ser considerada como una importación. Por lo tanto, está sujeta y debe seguir el procedimiento establecido, debiéndose  aportar los documentos para importar mercancías necesarios.

En muchos casos encontramos clientes que han comprado pequeñas cantidades de productos en Alibaba u otras plataformas para uso personal y que han sido enviados por su proveedor por correo postal o Courier como DHL o UPS. Sin embargo, al llegar a España han sido requeridos en las aduanas porque el importador no podía o no tenia idea de los documentos para importar mercancías que eran necesarios para enviar el producto a España.

Documentos para importar mercancías: cuáles y por qué

Hágase esta pregunta antes de comprar. No pretendemos convertirle en un experto con este artículo, simplemente otorgarle una idea general pero clara del tema para que sepa que lo más conveniente es acudir a un especialista para asesorarse e identificar los documentos para importar las mercancías que necesitará.

Lo primero será identificar la naturaleza del producto y su uso, recuerde que en función de esto se requerirá una determinada documentación para importar desde Alibaba o cualquier otra vía.

Tenemos documentos para importación básicos que son comunes a todo embarque y producto, como la factura comercial,  el paking list, el B/L o el AWB, aunque los desarrollaremos más adelante.

Pero primero vamos a tratar de identificar aquellos que por lo general y por nuestra experiencia en importaciones de clientes que han comprado en Alibaba u otra plataforma, requieren documentos para importar o autorizaciones o licencias más complejas.

Cosméticos

Un cosmético se define como: “Toda sustancia o preparado destinado a ser puesto en contacto con las diversas partes superficiales del cuerpo humano (epidermis, sistema capilar y piloso, uñas, labios y órganos genitales externos), o con los dientes y las mucosas bucales, con el fin exclusivo o principal de limpiarlos, perfumarlos, modificar su aspecto y/o corregir los olores corporales y/o protegerlos o mantenerlos en buen estado”.

Ejemplos típicos son las cremas dentales,  jabones, maquillaje, bronceadores, desodorantes… Para importar estos productos es necesario presentar una declaración de responsabilidad, y el trámite puede variar si el producto tiene como origen la UE o terceros países. Si usted piensa importar estos productos, recurra primero a un especialista para que le ayude a determinar que documentos para importar mercancías de este tipo necesitará.

Productos Sanitarios

La licencia de importación de productos sanitarios es necesaria para este tipo de mercancías y  se obtiene en la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. Para obtenerla debe acreditar una serie de requisitos, y probablemente asesorarse con un profesional especializado. Ejemplos de productos sanitarios son: Audífonos, gafas, guantes, sillas de ruedas, pañales,  prótesis, instrumental, etc.

Los dos ejemplos anteriores evidencian la necesidad de identificar perfectamente la naturaleza y uso del producto que desea importar para saber anticipadamente los documentos para importar mercancías que necesitará.

Considere que también hay productos de “cuidado personal”, alimentos de origen animal, vegetal, procesados o no, mercancías peligrosas, etc., y para cada uno le exigirán determinados documentos, infraestructura o acreditaciones.

Ahora veamos los documentos para importar mercancías que son comunes a todas las importaciones.

Documentos para importar mercancías comunes en todas las importaciones

Factura de exportación

La factura de exportación es emitida por su proveedor, en ella deben constar todos los datos fiscales suyos y del proveedor, además de un detalle descriptivo de la mercancía, INCOTERMS pactados  (FOB, CIF, etc.), precio de venta del producto y desglose del flete.

En caso de que la venta incluya el flete y seguro (CIF), es usual que el proveedor (lo observamos con frecuencia en compras vía Alibaba)  no especifique el coste del flete y/o el seguro. En estos casos, el funcionario de aduanas puede solicitar la factura del flete, lo que genera demoras en el despacho de aduanas y costes adicionales.

Lista de contenido (Packing List)

Una lista de contenido es una relación detallada de los bultos, pesos, medidas, descripción individual de la mercancía, referencias, etc. Dependiendo del embarque y cantidades, es usual que la factura ya registre esta información, con lo cual, estos documentos para importar mercancías no son absolutamente necesarios.

Certificado de origen (FORM A)

Los países negocian convenios recíprocos  que otorgan determinadas ventajas arancelarias para el ingreso de las mercancías al país (Aranceles reducidos o  exoneración).

Para beneficiarse, usted deberá acreditar el origen/país del producto, con el original de este documento para importar mercancías. Podrá  conocer las ventajas de las que goza su producto a través de un agente transitario, o bien puede consultar el siguiente enlace en el que se explican tanto las ventajas como desventajas que brinda este tipo de transporte.

Conocimiento de embarque ( Bill of Lading )

El conocimiento de embarque es un documento o documentos para importar mercancías emitidos por la naviera o su agente. Se define como un contrato de transporte y acredita la propiedad de la mercancía.

El conocimiento de embarque se emite en tres originales y tres o más copias. Esto es especialmente relevante ya que la naviera le exigirá la entrega de los tres originales para entregar la mercancía y en caso de pérdida le puede exigir avales bancarios por dos o más veces el valor de la mercancía y por más de dos años.

Usted puede usar otras modalidades de B/L, como Télex reléase o Sea waybill,  en las cuales no es necesaria la presentación de documentos originales. Consulte con su agente transitario en qué casos es conveniente.

Conocimiento aéreo (AWB)

El conocimiento aéreo es el equivalente al B/L, pero para las expediciones por vía aérea, representa el contrato de transporte y acredita la propiedad de la mercancía. La compañía aérea entrega la mercancía al consignatario o a su agente transitario autorizado.

Como mencionamos al inicio de este post, es prioritario que antes de realizar la importación de cualquier producto, se asegure de haber indagado qué documentos para la importación de mercancías: Licencias, certificados sanitarios, fitosanitarios, fichas de seguridad… le serán requeridos por las autoridades antes ultimar la importación de cualquier producto.

Consúltenos antes de realizar cualquier importación, en KANVEL tenemos experiencia y nuestros profesionales le ayudarán desde el primer momento a conocer los documentos para importar mercancías que necesita.